Perlu Adanya Upaya Intensif dengan Kriteria yang Layak

[Dari: Hearing Tindaklanjut Penyelesaian Aplikasi SIMKEU]

Dengan mengambil tempat di Ruang Rapat Dewas Lantai 6 Kantor Pusat UB, pada tanggal 12 Maret 2018 telah berlangsung Hearing Dewas tentang Tindaklanjut Penyelesaian Aplikasi SIMKEU-UB. Telah hadir pada kesempatan itu antara lain: Dr. Ir. Moch. Sasmito Djati, M.S. (WR-IV UB); Drs. Juni Hastoto, MA., Dr. Imam Agus Basuki (masing-masing sebagai anggota Dewas UB); Helmy Adam (Sekretaris Dewas UB); Dr. Sihabudin, S.H., M.H. (WR-II UB); Dra. Ernani Kusdiantina, MM. (Ka Biro Keuangan); Achmad Zaky; San Rudiyanto (masing-masing sebagai anggota SPI UB); Heri Prawoto (Kasubbag PNBP); Drs. Sagiya (Kabag Anggaran); Drs. Suhartono (Kabag AKuntansi); R. Arief S (Unit TIK); Dr. Ir. Sudarminto Setyo Y. M.App. Sc. (Tim Remunerasi); M. Farid Rahman, S.Si., MSi. (Tim Reformasi Birokrasi); Dr. Eng. I Nyoman Suluh Wijaya, S.T., M.T (staf ahli WR-IV); Achmad Basuki (TIK); Luthfi (staf Bag. Akuntansi).

Hearing dilakukan, sebagai tindaklanjut dari hasil rapat antara Dewas dengan Rektor pada bulan November 2017 dan selanjutnya ditindaklanjuti dalam penyusunan laporan tahunan Dewas 2017. Beberapa rekomendasi telah dibuat di dalam laporan Dewas dan diberikan kepada Rektor pada tanggal 5 Februari 2018. Terdapat beberapa rekomendasi yang harus ditindaklanjuti oleh pejabat pengelola BLU, antara lain: (1)integrasi sistem pengelolaan keuangan; (2)Pengelolaan Aset pada UB BLU; (3)optimalisasi penggunaan layanan perpustakaan; (4)ringkasan laporan hasil audit internal SPI tahun 2017.

Lebih lanjut Helmy Adam menjelaskan secara rinci, bahwa dalam hal integrasi sistem, perlu adanya upaya secara intensif dan segera untuk melakukan integrasi sistem pengelolaan keuangan pada aspek perencanaan, penatausahaan, dan pelaporan keuangan dengan menggunakan aplikasi yang layak. Kriteria “layak” menurut pendapat Dewas UB adalah (1)terkomputerisasi, (2)real time/online, (3)terintegrasi pada semua unit kerja, (4)terintegrasi pada fungsi-fungsi keuangan yang ada, (5)memiliki relasi/keterhubungan dengan sistem akademik, aset, kepegawaian, dan pengukuran kinerja, (6)informatif dan praktis untuk dapat menjadi bahan/data masukan untuk sistem informasi di Kementerian, dan (7)berguna secara tepat dalam pengambilan keputusan manajerial. Dewas menggunakan kriteria ini untuk mengukur, apakah aplikasi SIMKEU sudah memenuhi ke tujuh kriteria di atas. Pada saat nanti terintegrasi maksudnya pada saat dihubungkan dengan aplikasi di Kementerian Keuangan, aplikasi di Kemenristek, dan aplikasi Simonev, akan dapat digunakan secara tepat; selain akan mendukung dalam pengambilan keputusan manajerial (misal: Rektor akan merencanakan beberapa kegiatan); proporsi mana yang menjadi prioritas dan berapa pagu yang dialokasikan untuk penelitian, pendidikan dan pengajaran; nantinya akan bisa dilaksanakan secara tepat. Dewas mengapresiasi upaya untuk integrasi SIREKA dengan SIMKEU UB yang telah dilakukan mulai Januari 2018, namun pengujian kriteria 7(tujuh) poin terhadap sistem yang tersedia akan menjadi bahan evaluasi sistem keuangan UB selambat-lambatnya tengah semester I tahun 2018, tengah semester pertama berarti 3(tiga) bulan; karena pada rapat terakhir antara Rektor dengan Ketua Dewas, telah dijanjikan, bahwa bulan  Februari ini selesai dan Ketua Dewas ingin melihat simulasi aplikasi riilnya.

Di bidang optimalisasi pengelolaan aset, perlu adanya upaya secara intensif dan ekstensif oleh pejabat pengelola BLU untuk mengoptimalkan aset-aset yang dimiliki melalui mekanisme pemanfaatan barang milik negara sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 136 Tahun 2016 tentang Pengelolaan Aset pada Badan Layanan Umum. Upaya ini diharapkan agar dapat mendorong peningkatan pendapatan di luar dari pungutan mahasiswa dan mengurangi tingkat idle aset, karena salah satu indikator program dari Kementerian Keuangan yang dipakai adalah: pendapatan BLU selain dari mahasiswa. Oleh karena itu Dewan Pengawas berharap akan terjadi peningkatan yang signifikan dari pendapatan yang berasal dari selain dari mahasiswa.

Optimalisasi tata kelola unit usaha melalui mekanisme Badan Pengelola Usaha, menurut pendapat Dewas cukup baik, namun harus dikendalikan dan dipantau melalui seperangkat Standart Operating Procedure (SOP) dan pengukuran kinerja dengan menggunakan pendekatan professional sebagaimana institusi yang berorientasi pada profit. Berkaitan dengan hal ini Dewan Pengawas UB meminta kepada Pemimpin BLU untuk membuat laporan perkembangan tindak lanjut pengelolaan unit usaha dan dikirimkan selambat-lambatnya akhir Juni 2018, sebagai bahan evaluasi oleh Dewas UB, dengan harapannya pada saat Dewas membuat laporan semester I tahun 2018 sudah terwujud. Terkait dengan laporan pengelolaan unit usaha berkaitan dengan SOP dan pengukuran kinerja, maka indikator unit usaha harus dibakukan, karena Dewan Pengawas memandang indikator BUA, BUNA, Rumah Sakit, dan seterusnya harus sesaui dengan klausul yang ada di peraturan Menteri tentang OTK, badan usaha jelas dan tegas indikatornya adalah menambah pendapatan.

Dalam hal optimalisasi penggunaan layanan perpustakaan, Dewas UB berpendapat bahwa perlu dilaporkan kepada Dewas UB tentang peningatan pemanfaatan Library (Digital & Non Digital). Pemimpin BLU agar dapat berupaya secara intensif untuk mendorong pemanfaatan jurnal/database yang sudah dilanggan dan menyerap biaya cukup besar. Berkaitan dengan hal ini, Dewas UB akan melakukan pemantauan optimalisasi perpustakaan secara on the spot dalam waktu semester I tahun 2018, mungkin akan ada kunjungan lapangan, melihat secara teknis.

Sesuai dengan PMK Nomor 95/PMK.05/2016 pasal 16 huruf b, Dewas berwenang untuk mendapat laporan hasil pengawasan/hasil pemeriksaan yang dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI). Berkaitan dengan hal tersebut, Dewas UB meminta kepada pimpinan BLU UB untuk menyampaikan kepada SPI tentang ringkasan laporan hasil audit internal tahun 2017 kepada Dewas UB selambat-lambatnya akhir 31 Maret 2018. Dewas UB akan mengagendakan pertemuan dengan SPI sekurang-kurangnya 2 (dua) kali per tahun. Dewas berharap kepada pihak-pihak manajemen agar dapat segera menindaklanjuti sesuai dengan waktu yang telah diminta, karena untuk rekomendasi tentang aplikasi SIMKEU sudah masuk tenggat waktunya untuk dilaporkan.

Secara umum Juni Hastoto menambahkan, bahwa rekomendasi di atas dikeluarkan, setelah ada penyempurnaan berdasarkan hasil rapat Dewas di luar jadwal yang berlangsung tanggal 5 Februari di Yogyalarta, karena kebetulan Prof Ali Ghufron berhalangan untuk hadir di UB. Dewas ingin melihat perkembangan rekomendasi yang telah disampaikan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti, seraya berharap, mudah-mudahan rekomendasi ini sudah disposisi ke unit yang terkait. Dalam kaitannya dengan BLU, Dewas berharap, bahwa administrasi keuangan negara ini sedapat mungkin ditata sedemikian rupa, sehingga administrasinya benar-benar baik, dan sesuai tujuh kriteria yang ada. Oleh karena itu pada saat aplikasi ini dipakai harus benar-benar dirinci sampai pada satuan yang paling bawah. Dan memang, menyatukan culture dan menyatukan mindset dari SDM itu tidak mudah dan butuh waktu. Menyinggung tentang pengelolaan Badan Usaha, Juni Hastoto menegaskan, bahwa yang penting adalah aturan main untuk kedua badan ini jelas, sehingga akan menghilangkan moral hazard. Pengelolaan Badan Pengelola Usaha perlu dibuat sistemnya sehingga pengukuran kinerjanya benar-benar informatif, karena banyak aset-aset UB yang bermasalah walaupun hanya kecil, tetapi harus diselesaikan, kalau tidak, maka permasalahan akan menumpuk dan akan menjadi permasalahan baru. Menyikapi tentang pentingnya laporan audit internal Juni Hastoto mengharapkan adanya kerjasama yang erat dengan SPI, karena Dewas tidak punya tangan, salah satunya adalah bekerjasama dengan SPI, bukan untuk mencari-cari kesalahan, tetapi sebelum kesalahan itu terjadi, Dewas bisa membicarakan dengan pimpinan BLU dalam hal ini Rektor untuk menyelesaikan berbagai masalah yang ada.

Dari penyelenggaraan hearing ini telah ditarik kesimpulan, yaitu: (1)terkait dengan optimalisasi pemanfaatan asset, ada 2 fokus yang dibahas, yakni: pertama, terkait dengan aset yang idle termasuk aset yang bermasalah dan masih di dalam proses untuk melakukan penyelesaian, tanah Lampung dan tanah yang ada di Kota Lama; kedua, pemanfaatan unit usaha dengan menata standart operating procedure standar pengukuran kinerjanya; (2)aplikasi sudah tersusun dari aspek perencanaan dan realisasi, dan sudah mengintegrasikan pada semua unit kerja, tapi sistem ini masih belum memperlihatkan relasi atau keterhubungan fungsi operasional yang lain seperti sistem akademik, aset, dan kepegawaian; (3)SPI sudah siap untuk meminta waktu sampai dengan akhir semester ini, dengan deadline tanggal 31 Maret untuk menyampaikan laporan terkait dengan hasil audit internal.[yoyok]